Dựa trên video hướng dẫn của Maxim
Bạn đang cần tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại để tiết kiệm thời gian và giảm lỗi do con người? Mình hiểu rằng việc bắt đầu với tự động hóa có thể khiến bạn cảm thấy hơi choáng ngợp.
Vì vậy, mình đã tóm tắt bài học đầu tiên từ khóa học nhập môn Annan để giúp bạn nắm được những khái niệm cơ bản về tự động hóa. Chỉ trong 10 phút đọc, bạn sẽ hiểu được tại sao tự động hóa lại quan trọng và những khái niệm cốt lõi để bắt đầu với Annan nhé!
Nội Dung Chính
Tại Sao Chúng Ta Cần Tự Động Hóa?
Maxim – một chuyên gia marketing và data với hơn 4 năm kinh nghiệm sử dụng Annan, đã xây dựng hơn 100 workflows và đào tạo 500 học viên – bắt đầu bằng một thách thức quen thuộc: làm thế nào để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu?
Điểm Chính:
- Quyết định dựa trên cảm giác hoặc trực giác thường mang tính chủ quan, khó ước tính ROI và thường lãng phí tài nguyên
- Ngược lại, quyết định dựa trên dữ liệu mang tính logic và khách quan hơn, cải thiện khả năng báo cáo và tăng tính minh bạch cho ROI
- Khi thực hiện công việc thủ công, chúng ta thường gặp phải lãng phí thời gian, lỗi con người từ các task lặp đi lặp lại có giá trị thấp
- Tự động hóa giúp tăng tính dự đoán, khả năng truy cập dữ liệu, hiệu quả của nhân viên và ROI cao hơn
Ý Kiến Của Mình:
Từ kinh nghiệm của mình, việc giải phóng thời gian cho team marketing khỏi các task copy-paste không chỉ nâng cao tinh thần làm việc mà còn giúp họ tập trung vào các nhiệm vụ sáng tạo có giá trị cao hơn. Bạn đang bỏ ra bao nhiêu giờ mỗi tuần cho các task lặp đi lặp lại vậy?
Tự Động Hóa Là Gì?
Maxim đưa ra định nghĩa khá chi tiết nhưng sau đó đã giải thích bằng một ví dụ cụ thể để dễ hiểu hơn.
Điểm Chính:
- Tự động hóa là “một tập hợp các hành động được xác định trước, có tính dự đoán, để chuyển dữ liệu từ điểm này sang điểm khác”
- Ví dụ: Khi có người gửi form, hệ thống sẽ tự động kiểm tra loại công ty và thực hiện các hành động tương ứng dựa trên giá trị của công ty đó
- Đối với công ty giá trị thấp: thêm người dùng vào email sequence
- Đối với công ty giá trị cao: thêm thông tin vào Google Sheet
- Đối với khách hàng lý tưởng: thông báo ngay cho account manager qua Slack
Ý Kiến Của Mình:
Bản chất của tự động hóa thực sự là “nếu X xảy ra, thì làm Y” nhưng được thực hiện một cách có hệ thống và không cần sự can thiệp của con người. Mình thấy ví dụ về form submission rất thực tế và dễ áp dụng cho hầu hết các business. Bạn có thể nghĩ tới quy trình nào trong công việc của mình có thể áp dụng logic tương tự không?
Những Khái Niệm Cốt Lõi Của Tự Động Hóa
Để bắt đầu với tự động hóa, bạn cần nắm được ba khái niệm quan trọng: Trigger, Filtering và Actions.
Điểm Chính:
- Trigger (Bộ kích hoạt): Là yếu tố bắt đầu một automation
- Có thể là manual (thực hiện thủ công)
- Scheduled (theo lịch – mỗi phút, mỗi ngày lúc 8 giờ sáng, v.v.)
- Application-linked (khi nhận webhook, khi có property được cập nhật trong CRM, khi form được gửi)
- Filtering (Lọc): Cho phép hoặc chặn các loại dữ liệu nhất định khỏi việc đi theo các đường dẫn cụ thể dựa trên điều kiện
- Ví dụ: Nếu không có công ty, không tiếp tục workflow
- Actions (Hành động): Cho phép tương tác với các ứng dụng trên web
- Google Sheets: cập nhật hàng, tạo sheet, lấy spreadsheet
- Dropbox: tải lên file, lấy file, tạo thư mục, di chuyển file
- Slack: gửi tin nhắn, lấy tin nhắn, lấy thông tin người dùng
- Salesforce (CRM): lấy thông tin công ty, liên hệ, tạo lead, liên kết lead với công ty
Ý Kiến Của Mình:
Mình thấy khái niệm Trigger-Filter-Action này giống như mô hình “kích hoạt – điều kiện – hành động” và rất dễ áp dụng vào thực tế. Khi làm việc với Annan, bạn sẽ thấy hầu hết các workflow đều tuân theo mô hình này. Nếu bạn đang nghĩ đến việc tự động hóa quy trình nào đó, hãy thử phân tích xem trigger, filter và action của nó là gì nhé!
Workflow Là Gì?
Maxim giải thích workflow là gì và cấu trúc chung của một workflow trong Annan.
Điểm Chính:
- Hầu hết các workflow đều theo template tương tự:
- Trigger: Bắt đầu workflow (mỗi ngày lúc 8 giờ sáng, khi có sự kiện xảy ra, hoặc khi khởi chạy thủ công)
- Xử lý dữ liệu: Sắp xếp, lọc, định dạng, chuyển đổi hoặc phân đoạn dữ liệu
- Actions: Thường là phần cuối của workflow – cập nhật Google Sheet, gửi email, thông báo cho người dùng qua Slack
Ý Kiến Của Mình:
Cách Maxim mô tả workflow rất dễ hình dung. Bạn có thể tưởng tượng nó như một “recipe” (công thức) cho automation. Đầu tiên là nguyên liệu (trigger), sau đó là chế biến (xử lý dữ liệu), và cuối cùng là món ăn hoàn chỉnh (actions). Bạn có thể áp dụng nó vào nhiều scenarios khác nhau trong công việc hàng ngày đấy!
Best Practices Trong Tự Động Hóa
Trước khi kết thúc bài học, Maxim chia sẻ một số best practices quan trọng khi bắt đầu với tự động hóa.
Điểm Chính:
- Lập bản đồ quy trình (Map it out): Luôn lập bản đồ quy trình trước khi bắt đầu xây dựng automation
- Lợi ích của việc lập bản đồ:
- Đảm bảo bạn hiểu rõ về task và các hành động có thể dự đoán trước
- Giúp xác định các công cụ, ứng dụng hoặc hành động sẽ được sử dụng
- Đánh giá tính khả thi của quy trình
- Ước tính khối lượng công việc và thời gian cần thiết
- Xác định những phần có thể cần sự can thiệp của con người
- Cách lập bản đồ automation:
- Tạo flowchart (sơ đồ luồng) bằng công cụ như Miro, FigJam, etc.
- Liệt kê từng phần của quy trình như một khối riêng biệt
- Làm việc từ trái sang phải, liên kết các khối khác nhau bằng mũi tên
- Nếu có điều gì không rõ ràng khi lập bản đồ, hãy làm rõ trước khi bắt đầu xây dựng workflow
Ý Kiến Của Mình:
Lời khuyên “map it out” này thực sự QUAN TRỌNG! Mình đã từng mắc sai lầm khi bắt đầu xây dựng workflow mà không lập bản đồ trước, và cuối cùng phải làm lại từ đầu vì phát hiện ra vấn đề về tính khả thi. Hãy dành thời gian để vẽ sơ đồ, nhất là đối với các quy trình phức tạp – điều này sẽ tiết kiệm cho bạn NHIỀU thời gian và frustration về sau đấy!
